Возможность внедрения юридически значимого электронного документооборота в существующие информационные системы и бизнес-процессы заказчиков помогает вывести работу предприятий крупного, среднего и малого бизнеса на качественно новый уровень. Использование механизмов обмена документами в онлайн-режиме обеспечит следующие преимущества: независимость от географического расположения, повышение производительности труда финансовых и бухгалтерских служб, оптимизация расходов на ведение бизнеса.

В соответствии с Федеральным законом №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» электронные документы с электронной подписью равносильны обычным бумажным документам: «Юридически значимый документ – это документ, обладающий всеми необходимыми свойствами (реквизитами), позволяющими использовать его в качестве доказательства при рассмотрении спорных ситуаций, в том числе в арбитражных судах и судах общей юрисдикции».

К юридически значимым документам, которые могут быть представлены в электронном виде, относятся:

  • договоры и иные многосторонние сделки (ст. 160, 434, 847 ГК РФ)
  • соответствующие им первичные и сводные учетные документы – акты, накладные и др. (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»)
  • письма, претензии, уведомления, счета, оферты – в случае если такой порядок их подписания предусмотрен основным обязательством (договором), вытекает из соглашения сторон либо предусмотрен общими правилами документооборота, к которым присоединились стороны (ст. 160 ГК РФ, ст. 4 и 5 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», письмо ВАС РФ от 19.08.1994 № С1-7/ОП-587)
  • счета-фактуры (Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ)

Согласно Приказу Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»: «Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее – Оператор электронного документооборота)».

Схема организации юридически значимого электронного документооборота

Обязательным участником электронного документооборота является Оператор электронного документооборота. Его задача – осуществить взаимодействие бизнеса и государства, помимо этого, Оператор выполняет функцию квитирования факта передачи электронного документа и может быть привлечен в качестве свидетеля в арбитражных делах.

Решение «под ключ»

Компаниям крупного бизнеса – программный интерфейс для подключения любой информационной системы к сети оператора:

  • интеграция с любыми системами: ERP, CRM, СЭД и др.
  • подключение к Оператору электронного документооборота
  • интеграция сервиса по сдаче отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат
  • электронные ключи с возможностью задействовать собственный Удостоверяющий центр
  • консалтинг по изменениям во внутренних регламентах и бизнес-процессах компании
    • Компаниям среднего и малого бизнеса – полноценное решение для организации документооборота без применения дорогостоящих ERP-, CRM-систем и СЭД.

      Преимущества

      В результате перехода на юридически значимый электронный документооборот достигаются преимущества:

      • финансовая оптимизация затрат
      • оптимизация бизнес-процессов
      • высочайшая скорость работы
      • безопасность благодаря работе через Оператора электронного документооборота
      • юридическая значимость, подтвержденная соответствующими нормативными документами
      • возможность разработки индивидуальных проектных решений под требования заказчика