<< Вернуться к списку проектов

Автоматизация процессов документооборота

Клиент:

Отрасль:

Решение о внедрении новой системы электронного документооборота было принято руководством компании ОАО «ТГК-4» ввиду того, что ранее используемая система электронного документооборота обеспечивала узкий спектр автоматизируемых бизнес-процессов и имела ряд существенных ограничений.

Ключевыми критериями выбора в пользу системы электронного документооборота БОСС-Референт стали:

  • реализация системы на платформе Lotus Domino/Notes, т.к. на данной платформе в компании построена и активно используется корпоративная почтовая система
  • возможности в создании единого информационного пространства для территориально распределенных организаций.


Совместная рабочая группа специалистов компании «Аплана», входящей в ГК АйТи, и ОАО «ТГК-4» реализовала проект за пять месяцев, включая опытную эксплуатацию. В ходе проекта были автоматизированы следующие бизнес-процессы:
  • обработка входящих/исходящих документов; работа со служебными записками;
  • работа с организационно-распорядительными документами;
  • работа с поручениями и контроль исполнительской дисциплины;
  • ведение договорной деятельности.


Кроме того, в рамках проекта было разработано автоматизированное место «Контроль Исполнительской Дисциплины», которое представляет собой отдельный веб-вход в систему БОСС-Референт. Используя его, руководители высшего звена получают возможность контролировать исполнение поручений сотрудниками компании и отслеживать информацию о ходе согласования документов при помощи удобного веб-интерфейса.

С целью создания единого информационного пространства руководство компании ОАО «ТГК-4» планирует осуществить дальнейшее масштабирование системы на другие региональные генерации.

На момент окончания проекта в системе работало 300 пользователей.

Бизнес-задача:

Повышение эффективности документационного обеспечения управления предприятием

Решение:

Автоматизация процессов документооборота

Результат:

Был введен единый стандарт работы с электронным документооборотом, обеспечивающий защищенность, управляемость и доступность документов; своевременное получение и обработку документов, сокращение сроков их подготовки, согласования и исполнения, а также способствовавший объединению территориально распределенных филиалов в единое информационное пространство.

Электронный документооборот